Technische Dokumentation

Notion → Apple Kalender / Exchange Sync

Stand: Mai 2026 Implementierung: Python 3.8+ (notion_to_calendar.py) + AppleScript (über osascript) Bezugsdokument: Design Document v1.1.md

Inhaltsverzeichnis

Überblick
Architektur
Datenfluss
Notion-Datenmodell & Schema-Auflösung
Datenverarbeitung & Geschäftslogik
AppleScript-Integration
Konfiguration (config.json)
Protokolldatei (sync_state.json)
Logging & Fehlerbehandlung
Wichtige Eigenheiten und Stolperfallen
Code-Landkarte

1. Überblick

Das Skript synchronisiert abgeschlossene Aufgaben (Status = Done) aus einer Notion-Tasks-Datenbank in den lokalen Apple Kalender. Da der Apple Kalender mit dem Exchange-/Outlook-Konto verbunden ist, übernimmt macOS den weiteren Sync zu Outlook automatisch.

Pro Tag und Projekt entsteht genau ein Kalendertermin, der alle an diesem Tag abgeschlossenen Aufgaben dieses Projekts bündelt. Mehrere Termine eines Tages liegen back-to-back ab day_start_hour (Default: 09:00 Uhr). Mehrfaches Ausführen ist idempotent: Unveränderte Daten erzeugen keine neuen API-Calls.

2. Architektur

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│                  notion_to_calendar.py                   │
│                                                          │
│  Konfig laden  ─→  Schema/Notion-Query  ─→  Normalisierung
│         │                                       │        │
│         │                                       ▼        │
│         │                              Aggregation pro   │
│         │                              (Datum, Projekt)  │
│         │                                       │        │
│         │                                       ▼        │
│         │                       sequenzielle Startzeiten │
│         │                                       │        │
│  Protokoll laden ─────────────→ Zustand bestimmen        │
│                                                  │       │
│                            new │ unchanged │ changed     │
│                                                  │       │
│                                                  ▼       │
│                          AppleScript via osascript-Aufruf│
│                                                  │       │
│                                                  ▼       │
│                       Protokoll speichern (UID, Hash)    │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
                             │
                             ▼
                ┌────────────────────────────┐
                │   Apple Kalender (lokal)   │
                │   – Exchange-Account       │
                └────────────────────────────┘
                             │
                  Exchange ActiveSync / EWS
                             ▼
                 Microsoft Exchange / Outlook

3. Datenfluss

config.json einlesen, Pflichtfelder prüfen, Defaults für notion_property_names und projects ergänzen.
Logging initialisieren (Datei + stdout).
Zielmonat ermitteln: --monat oder Default = vergangener Monat.
sync_state.json laden (oder leeres Dict beginnen).
Notion-Datenbank-Schema via GET /v1/databases/{id} abrufen.
Property-Namen aus Config gegen Schema auflösen (Whitespace-/Case-tolerant) und Filtertypen ableiten.
Notion-DB mit POST /v1/databases/{id}/query filtern (Last Edit ∈ Monat AND Status = Done) — paginiert über next_cursor.
Jede Seite normalisieren: Title, T-Shirt-Size → Minuten, Datum, Projekt-Relation auflösen, Whitelist-Filter anwenden.
Pro (Datum, Projekt) aggregieren: Summe der Minuten, alphabetisch sortierte Liste der Aufgabentitel.
Pro Tag alphabetisch nach Projektname sortieren, Startzeiten sequenziell ab day_start_hour rechnen.
Pro Event Zustand bestimmen (new/unchanged/changed) per Vergleich mit Protokoll.
--dry-run: Tabelle ausgeben, Ende. Sonst: AppleScript ausführen, UID einsammeln, Protokoll aktualisieren.
Zusammenfassung loggen.

4. Notion-Datenmodell & Schema-Auflösung

Erwartete Properties in der Tasks-Datenbank

Rolle (interner Schlüssel)	Default-Name	Akzeptierte Notion-Typen	Verwendung
`name`	`Name`	beliebige Title-Property	Aufgabentitel (für Termin-Titel)
`size`	`T-Shirt Size`	`select`	Mapping Größe → Minuten
`last_edit`	`Completed on`	`date`, `last_edited_time`, `created_time`, `formula` (Result-Type `date`/`string`/`number`)	Datumsfilter & Termin-Datum
`project`	`Project`	`relation`	Aggregation & Whitelist
`status`	`Status`	`select` oder `status`	Filter `equals "Done"`

Auflösung: Beim Start wird GET /v1/databases/{id} aufgerufen und für jeden Rollen-Namen aus notion_property_names ein Match im Schema gesucht. Match-Reihenfolge: exakter String → Whitespace-/Case-toleranter Match. Kann ein Property nicht gefunden werden, bricht das Skript ab und listet alle vorhandenen Properties.

Filter-Aufbau (Notion API)

Für last_edit wird der Filter abhängig vom Schema-Typ gebaut:

// "date"
{"property": "Completed on", "date": {"on_or_after": "2026-04-01"}}

// "last_edited_time"
{"property": "Last Edit", "last_edited_time": {"on_or_after": "2026-04-01"}}

// "formula" (mit date-Result)
{"property": "Completed on", "formula": {"date": {"on_or_after": "2026-04-01"}}}

Der Status-Filter passt sich select/status an. Status = Done ist hardcoded (Konstante STATUS_DONE).

Pagination

Der Body wird in einer Schleife versendet, next_cursor aus der Response wird als start_cursor für den Folgeaufruf gesetzt. Page-Size: 100.

Auflösung des Projektnamens (Relation)

Pro Notion-Seite wird die erste verknüpfte Projekt-Page (relation[0].id) per GET /v1/pages/{page_id} geholt. Aus deren Properties wird das Title-Property extrahiert (egal wie es heißt — wir suchen nach type == "title"). Ein In-Memory-Cache verhindert Mehrfachaufrufe.

⚠ Voraussetzung: Die Integration muss Zugriff auf beide Datenbanken haben (Tasks und Projects). Fehlt der Zugriff auf die Projects-DB, blendet die Notion-API die Relation-Property komplett aus dem Schema aus.

5. Datenverarbeitung & Geschäftslogik

Aggregation

Schlüssel: (last_edit, project_name). Pro Gruppe:

total_minutes = Summe der Größen-Minuten aller enthaltenen Notion-Pages
summary = Aufgabentitel der Gruppe, alphabetisch sortiert, verbunden mit ;\n
notes = Anzeige-Name des Projekts (aus projects-Mapping)

Outlook-Titel-Limit & automatisches Aufteilen

Outlook schneidet Kalendertermine bei 248 Zeichen im Titel ab (OUTLOOK_TITLE_MAX = 248). Nach der Sortierung der Aufgabentitel prüft _split_items_by_title, ob der zusammengesetzte Titel die Grenze überschreitet. Ist das der Fall, wird die Gruppe in mehrere Teile aufgeteilt:

Jeder Teil enthält so viele Aufgaben, wie in 248 Zeichen passen (greedy, von vorn).
Ein einzelner Titel, der das Limit bereits allein überschreitet, wird als eigener Teil belassen (keine weitere Aufteilungsmöglichkeit).
Jeder Teil bekommt die Felder part (1-basiert) und total_parts.
Die Teile liegen nahtlos hintereinander – Teil 2 beginnt exakt dort, wo Teil 1 endet.

Der --dry-run-Modus zeigt immer nur eine Zeile pro Projekt und Tag (Gesamtdauer, Gesamtzeitraum), unabhängig von der Anzahl der Teile.

Sequenzielle Startzeiten

Pro Tag wird die Liste sortiert nach (project_name, part), sodass Teile desselben Projekts konsekutiv und in der richtigen Reihenfolge erscheinen. Cursor startet bei datetime(year, month, day, day_start_hour, 0) und wandert pro Termin um total_minutes weiter.

cursor = day_start
for ev in sorted_by_(project, part):
    ev.start = cursor
    ev.end   = cursor + total_minutes
    cursor   = ev.end

Zustandsbestimmung

Pro Termin wird ein Schlüssel gebildet und mit dem Protokoll verglichen. Verglichen werden: total_minutes, summary, notes, start_time (HH:MM), end_time (HH:MM).

Teil 1 (oder der einzige Teil): "YYYY-MM-DD|ProjektName" — rückwärtskompatibel mit bestehenden Protokolleinträgen.
Teil 2+: "YYYY-MM-DD|ProjektName|part2", "YYYY-MM-DD|ProjektName|part3" usw.

Bedingung	Zustand	Aktion
Schlüssel nicht im Protokoll	`new`	AppleScript `CREATE`, UID einsammeln
Schlüssel im Protokoll, alle Felder gleich	`unchanged`	Skip
Schlüssel im Protokoll, Felder weichen ab	`changed`	AppleScript `UPDATE` per UID; Fallback `CREATE` falls UID nicht mehr gefunden

Seiteneffekt der Sequenzialisierung

Ändert sich die Dauer eines Termins, verschieben sich alle nachfolgenden Termine desselben Tages. Diese werden im selben Lauf neu berechnet und als changed erkannt — ihre eigenen Notion-Daten müssen sich nicht geändert haben.

6. AppleScript-Integration

Aufruf

subprocess.run(["osascript", "-e", script], capture_output=True, text=True, timeout=60). Rückgabe ist (success: bool, stdout_or_stderr: str).

CREATE-Template (Auszug)

tell application "Calendar"
    tell calendar "{CALENDAR_NAME}"
        ...
        set newEvent to make new event with properties {summary:"{TITLE}", ...}
        return uid of newEvent
    end tell
end tell

Die uid wird auf stdout zurückgegeben und in sync_state.json gespeichert.

UPDATE-Template (Auszug)

tell application "Calendar"
    tell calendar "{CALENDAR_NAME}"
        set matchingEvents to (every event whose uid is "{UID}")
        if (count of matchingEvents) = 0 then
            return "ERROR: not found"
        end if
        set theEvent to item 1 of matchingEvents
        set summary of theEvent to "{TITLE}"
        set start date of theEvent to startDate
        set end date of theEvent to endDate
        set description of theEvent to "{NOTES}"
        return "OK"
    end tell
end tell

Bei ERROR: not found (manuell gelöschter Termin) erfolgt automatisch ein Fallback-CREATE mit neuer UID.

Inhalte

Apple-Kalender-Feld	Quelle
`summary` (Titel)	Aufgabentitel der Gruppe, alphabetisch, getrennt durch `;\n`
`description`	Projekt-Anzeige-Name (aus `projects`-Mapping)
`start date`	Berechnete Startzeit
`end date`	Startzeit + Summe der Minuten
Kalender	`calendar_name` aus Config (oder `--kalender`-Override)

Sonderzeichen-Escaping

escape_applescript_string ersetzt in folgender Reihenfolge: Backslash → \\, Doppelanführungszeichen → \", Newline → \n.

Kalender-Existenz

Wenn der Kalendername nicht existiert, gibt AppleScript Fehlercode -1728 bzw. eine Fehlermeldung mit "can't get calendar". Der Detektor applescript_calendar_missing fängt das ab und beendet das Skript mit klarer Meldung.

7. Konfiguration (`config.json`)

Pflichtfelder

Feld	Typ	Bedeutung
`notion_token`	string	Internal Integration Token (`secret_…`)
`notion_database_id`	string	ID der Tasks-Datenbank (32 Zeichen, mit oder ohne Bindestriche)
`calendar_name`	string	Exakter Anzeigename des Exchange-Kalenders in Apple Kalender
`day_start_hour`	int	Startzeit des ersten Termins eines Tages (24-h, z. B. 9)
`t_shirt_size_map`	object	Mapping `Größe → Minuten`
`protocol_file`	string	Pfad zur Protokolldatei
`log_file`	string	Pfad zur Logdatei

Optionale Felder (mit Defaults)

Feld	Default	Bedeutung
`notion_property_names`	`{name, size, last_edit, project, status}` mit Standardnamen	Override der Notion-Property-Namen pro Rolle
`projects`	`{}` (leer = kein Filter)	Whitelist + Anzeige-Name-Mapping. Schlüssel = Notion-Projektname (wie er in der Projects-DB steht), Wert = Anzeige-Name im Kalender

Beispiel

{
  "notion_token": "secret_...",
  "notion_database_id": "22710a5f51bd81548772dd6626cfdb7f",
  "calendar_name": "TSM",
  "day_start_hour": 9,
  "t_shirt_size_map": {"XS": 15, "S": 30, "M": 60, "L": 120, "XL": 240},
  "protocol_file": "sync_state.json",
  "log_file": "notion_sync.log",
  "notion_property_names": {
    "name": "Name",
    "size": "T-Shirt Size",
    "last_edit": "Completed on",
    "project": "Project",
    "status": "Status"
  },
  "projects": {
    "EfA-RI-NI": "NII001",
    "DiPlanung": "ITN001"
  }
}

8. Protokolldatei (`sync_state.json`)

JSON-Dict mit String-Schlüsseln "YYYY-MM-DD|ProjektAnzeigeName" und Werten:

{
  "2026-04-03|NII001": {
    "uid": "ABC-123-...",
    "start_time": "09:00",
    "end_time": "10:30",
    "total_minutes": 90,
    "summary": "Aufgabe A;\nAufgabe B",
    "notes": "NII001"
  },
  "2026-04-03|NII001|part2": {
    "uid": "DEF-456-...",
    "start_time": "10:30",
    "end_time": "11:00",
    "total_minutes": 30,
    "summary": "Aufgabe C",
    "notes": "NII001"
  }
}

Einträge mit |part2 (und höher) entstehen nur, wenn der Projekttitel für einen Tag das Outlook-Limit von 248 Zeichen überschreitet und aufgeteilt werden muss.

Backup-fähig: reine JSON-Datei, kann kopiert/gesichert werden.
Reset: Datei löschen → nächster Lauf erkennt alle Termine als new und legt sie an. Bestehende Apple-Kalender-Termine bleiben dabei stehen → ggf. Duplikate. Bei einem Reset also auch im Kalender aufräumen.
Manuelle Reparatur: UID kann gezielt entfernt werden, um einen Einzeltermin neu anzulegen.

9. Logging & Fehlerbehandlung

Format

[YYYY-MM-DD HH:MM:SS] LEVEL Message

Beispiel:

[2026-05-06 17:42:01] INFO  Starte Sync für Monat: 2026-04
[2026-05-06 17:42:02] INFO  Notion-Schema erkannt: Completed on (formula), Status (select), Project (relation)
[2026-05-06 17:42:02] INFO  21 Notion-Seiten geladen
[2026-05-06 17:42:02] WARN  Seite "Aufgabe X": T-Shirt Size fehlt – übersprungen
[2026-05-06 17:42:03] INFO  NEU:          NII001              | 2026-04-03 | 09:00–10:30
[2026-05-06 17:42:10] INFO  Sync abgeschlossen: 10 erstellt, 3 aktualisiert, 8 unverändert, 1 Fehler

Fehlerklassen (Auswahl)

Fehler	Behandlung
`config.json` fehlt / unvollständig	Sofortiger Abbruch, Hinweis welche Felder fehlen
Notion HTTP 401	Abbruch, Hinweis Token prüfen
Notion HTTP 404	Abbruch, Hinweis DB-ID & Integrationszugriff prüfen
Property nicht im Schema	Abbruch, alle vorhandenen Property-Namen werden gelistet
Pflichtfeld in Page fehlt	Page wird übersprungen, Warnung
Unbekannter T-Shirt-Wert	Page wird übersprungen, Warnung
Projekt nicht in Whitelist	Page wird übersprungen, Info
AppleScript: Kalender nicht gefunden	Abbruch, Hinweis `calendar_name` prüfen
AppleScript: UID nicht gefunden	Fallback-CREATE, neue UID gespeichert
AppleScript: sonstiger Fehler	Termin wird übersprungen, Fehler im Log

Exit-Codes

0 — Erfolg, keine Fehler
1 — Abbruch mit Klartext-Fehlermeldung (z. B. Token, Schema, Kalender)
2 — Sync gelaufen, aber einzelne Events haben Fehler produziert

10. Wichtige Eigenheiten und Stolperfallen

Relation-Property unsichtbar: Notion versteckt eine relation-Property komplett aus dem Schema, wenn die Ziel-Datenbank nicht mit der Integration geteilt ist. Symptom: „Eigenschaft 'Project' nicht in der Notion-Datenbank gefunden", obwohl sie im UI sichtbar ist. Fix: Projects-DB mit der Integration verbinden (…-Menü → Connections).
Formula-Properties: Der Last Edit/Completed on-Filter unterstützt explizit formula mit Result-Type date/string/number. Andere Formula-Resulttypen werden nicht erkannt → Page wird übersprungen.
Reihenfolge ist deterministisch: Sortierung pro Tag erfolgt strikt alphabetisch nach Anzeige-Projektname (project_name nach Mapping), nicht nach Reihenfolge in Notion. Re-Runs sind dadurch reproduzierbar.
Änderung der Dauer ⇒ Verschiebung Folgetermine: Wird ein Vorgänger-Termin länger/kürzer, verschieben sich alle nachfolgenden Termine desselben Tages. Erwartet, aber bei Updates ggf. überraschend für Empfänger:innen.
Apple Kalender muss laufen: Ohne offene Kalender-App schlägt osascript fehl. Beim Erstaufruf fragt macOS ggf. nach Automation-Berechtigung (Systemeinstellungen → Datenschutz → Automation).
Exchange-Sync ist asynchron: Nach AppleScript-CREATE dauert es typischerweise 1–5 Minuten, bis der Termin in Outlook/OWA sichtbar ist.
Idempotenz hängt am Protokoll: Geht sync_state.json verloren, werden alle Termine erneut angelegt → Duplikate in Apple Kalender. Datei nicht versehentlich löschen.
config.json enthält ein Geheimnis: Der Notion-Token ist ein API-Schlüssel. Datei ist via .gitignore ausgeschlossen — beim Teilen des Repos darauf achten.

11. Code-Landkarte

Funktion	Zweck
`load_config`	Liest und validiert `config.json`, ergänzt Defaults
`setup_logging`	Logging in Datei + stdout
`get_month_bounds`	`"YYYY-MM"` → `(first_day, last_day)`
`previous_month_str`	Default für `--monat` (Vormonat als String)
`get_database_schema`	`GET /v1/databases/{id}` → `properties`-Dict
`_resolve_property_name` / `_require_property`	Whitespace-/Case-tolerante Property-Auflösung
`_detect_filter_type`	Validiert Property-Typ gegen erlaubte Liste
`query_notion_database`	Filter-Bau, Pagination, gibt rohe Notion-Pages
`resolve_project_name`	Projekt-Relation → Page-Title (mit Cache)
`normalize_page`	Pflichtfeld-Validierung, Whitelist, Anzeige-Name-Mapping
`_split_items_by_title`	Teilt sortierte Item-Liste in Gruppen ≤ 248 Zeichen Titel
`aggregate_events`	Gruppierung, Titel-Splitting, `summary`/`notes`/`part`-Bau
`assign_sequential_times`	Tagesweise Sortierung nach `(project, part)` + Startzeit-Berechnung
`determine_state`	`new` / `unchanged` / `changed` per Vergleich mit Protokoll
`build_create_script` / `build_update_script`	AppleScript-Generatoren
`run_applescript`	`osascript`-Aufruf, gibt `(ok, stdout_or_stderr)`
`escape_applescript_string`	Sonderzeichen-Escaping
`sync_event`	State-Maschine: führt CREATE / UPDATE / Fallback aus
`load_protocol` / `save_protocol`	JSON-Persistenz
`print_dry_run_table`	Tabellen-Ausgabe für `--dry-run`; fasst Split-Teile zu einer Anzeigezeile zusammen, gibt Legende aus, färbt „Dauer" (grün/rot) und „Datum" (orange bei Wochenüberschreitung)
`_STATE_PRIO`	Prioritäts-Dict für Zustandsmerge beim Zusammenfassen von Teilen (`new` > `changed` > `unchanged`)
`format_duration`	Minuten → `Xh Ymin`-String
`duration_color`	Gibt ANSI-Farbcode für Dauer-Spalte zurück (`None` / grün / rot)
`_overloaded_week_dates`	Berechnet die Menge der Datumsangaben in ISO-Wochen, deren Gesamtminuten > 2880 (48 h)
`_print_legend`	Gibt die Farbkodierungs-Legende oberhalb der Tabelle aus
`parse_args` / `main`	CLI-Einstieg

Ende der Technischen Dokumentation

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