Notion-Calendar-Sync

Benutzerhandbuch

Notion → Apple Kalender / Exchange Sync

Willkommen! Dieses Tool nimmt deine in Notion abgeschlossenen Aufgaben und legt für dich automatisch saubere Kalendertermine im Apple Kalender an — die dann via Exchange in Outlook landen. So musst du am Monatsende nicht mehr manuell Termine nachpflegen.

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Inhaltsverzeichnis

1. Was macht das Tool?
2. Voraussetzungen
3. Einmalige Einrichtung
4. Tägliche / monatliche Nutzung
5. Was passiert bei mehrfacher Ausführung?
6. Termin nachträglich korrigieren
7. Häufige Fehler & Lösungen
8. FAQ

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1. Was macht das Tool?

Das Skript liest Aufgaben aus deiner Notion-Tasks-Datenbank, die

• den Status Done haben und
• ein Erledigt-Datum in einem bestimmten Monat tragen.

Pro Tag und Projekt entsteht mindestens ein Kalendertermin. Er enthält:

• Titel: alle erledigten Aufgaben dieses Tages für dieses Projekt, mit Semikolon getrennt.
• Beschreibung: der Projekt-Anzeige-Name (z. B. ein Projekt-Code).
• Dauer: Summe aller T-Shirt-Größen der enthaltenen Aufgaben (XS = 15 min, S = 30, M = 60, L = 120, XL = 240).
• Startzeit: Der erste Termin eines Tages startet um 09:00 (konfigurierbar). Folgetermine schließen nahtlos an.

Outlook-Titel-Limit: Outlook schneidet Terminbezeichnungen bei 248 Zeichen ab. Würde der zusammengesetzte Titel eines Projekts diese Grenze überschreiten, legt das Skript automatisch mehrere aufeinanderfolgende Termine an – jeder mit einer Teilmenge der Aufgaben, die ins Limit passt. Im --dry-run-Modus wird trotzdem nur eine Zeile pro Projekt und Tag angezeigt (Gesamtdauer und Gesamtzeitraum), damit die Übersicht erhalten bleibt.

Beispiel:

Notion-Aufgabe	Datum	Projekt	Größe
Konzept erstellt	03.04.2026	EfA-RI-NI	M
Review-Meeting vorb.	03.04.2026	EfA-RI-NI	S
Statusbericht	03.04.2026	DiPlanung	XS

Wird zu:

Termin	Datum	Titel	Beschreibung
09:00–09:15	03.04.2026	Statusbericht	DiPlanung
09:15–10:45	03.04.2026	Konzept erstellt;\nReview-Meeting vorb.	EfA-RI-NI

Die Reihenfolge pro Tag ist alphabetisch nach Projektname — bei Re-Runs identisch und damit reproduzierbar.

2. Voraussetzungen

• Mac mit macOS (das Tool nutzt AppleScript).
• Apple Kalender App, verbunden mit deinem Exchange-/Outlook-Account.
• Python 3.8 oder neuer, plus die Pakete requests und python-dateutil.
• Notion-Account mit:
  • einer Tasks-Datenbank (mit Properties wie Status, Completed on, T-Shirt Size, Project),
  • einer Projects-Datenbank, auf die Project als Relation zeigt,
  • einer Internal Integration mit Zugriff auf beide Datenbanken.

3. Einmalige Einrichtung

3.1 Python-Pakete installieren

Im Terminal:

pip3 install requests python-dateutil

3.2 Notion-Integration erstellen

1. Öffne https://www.notion.so/my-integrations.
2. „+ New integration" → Name vergeben (z. B. „Calendar Sync") → Workspace wählen.
3. Nach dem Erstellen siehst du den „Internal Integration Token" (beginnt mit secret_). Kopieren — den brauchst du gleich.

3.3 Wichtig: Beide Datenbanken mit der Integration teilen

Das ist die häufigste Fehlerquelle. Wenn du das überspringst, „verschwindet" die Project-Relation aus der API.

Für jede der beiden Datenbanken (Tasks und Projects):

1. Datenbank in Notion öffnen.
2. Oben rechts auf das …-Menü → „Connections".
3. Deine Integration auswählen → bestätigen.

3.4 Datenbank-ID kopieren

1. Tasks-Datenbank in Notion öffnen.
2. URL ansehen: https://www.notion.so/<workspace>/<DATABASE_ID>?v=…
3. Den 32-stelligen Block vor ?v= kopieren.

Beispiel: https://www.notion.so/marius/22710a5f51bd81548772dd6626cfdb7f?v=abc → ID = 22710a5f51bd81548772dd6626cfdb7f.

3.5 Apple Kalender vorbereiten

1. Apple Kalender öffnen (open -a Calendar).
2. In der linken Seitenleiste den Kalender finden, der auf das Exchange-Konto zeigt.
3. Exakten Namen notieren — Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen zählen (z. B. TSM).

3.6 config.json befüllen

Im Projektordner liegt eine config.json. Trage deine Werte ein:

{
  "notion_token": "secret_DEIN_TOKEN",
  "notion_database_id": "DEINE_DATENBANK_ID",
  "calendar_name": "TSM",
  "day_start_hour": 9,
  "t_shirt_size_map": {
    "XS": 15, "S": 30, "M": 60, "L": 120, "XL": 240
  },
  "protocol_file": "sync_state.json",
  "log_file": "notion_sync.log",
  "notion_property_names": {
    "name": "Name",
    "size": "T-Shirt Size",
    "last_edit": "Completed on",
    "project": "Project",
    "status": "Status"
  },
  "projects": {
    "EfA-RI-NI": "NII001",
    "DiPlanung": "ITN001"
  }
}

Was bedeutet was?

Feld	Bedeutung
notion_token	Dein Internal-Integration-Token aus Schritt 3.2.
notion_database_id	ID der Tasks-Datenbank aus Schritt 3.4.
calendar_name	Name des Exchange-Kalenders aus Schritt 3.5.
day_start_hour	Uhrzeit, ab der der erste Termin des Tages liegt. 9 bedeutet 09:00.
t_shirt_size_map	Wie lang ist eine Aufgabe je T-Shirt-Größe (in Minuten)?
protocol_file / log_file	Dateinamen für Status & Log — Default ist meist OK.
notion_property_names	Wenn deine Notion-Properties anders heißen, hier eintragen.
projects	Filter + Mapping: Schlüssel = Projektname wie er in Notion steht, Wert = wie er im Kalender angezeigt wird (Beschreibung). Nur Projekte aus dieser Liste werden synchronisiert. Ist projects leer, werden alle Projekte synchronisiert.

4. Tägliche / monatliche Nutzung

Standard-Aufruf (vergangener Monat)

open -a Calendar
python3 notion_to_calendar.py

→ Synchronisiert automatisch den vergangenen Monat. Wenn du im Mai aufrufst, werden also die Aprildaten gezogen.

Bestimmten Monat angeben

python3 notion_to_calendar.py --monat 2026-04

Vorschau (nichts ändern)

python3 notion_to_calendar.py --monat 2026-04 --dry-run

→ Zeigt eine Tabelle mit allen Terminen, die angelegt/aktualisiert würden, ohne irgendetwas zu schreiben. Oberhalb der Tabelle erscheint eine Legende zur Farbkodierung.

Farbkodierung: | Spalte | Farbe | Bedeutung | |--------|--------|-----------| | Dauer | grün | Tagessumme ≥ 8 h (≥ 480 min) | | Dauer | rot | Tagessumme > 10 h (> 600 min) | | Datum | orange | Wochensumme > 48 h (> 2880 min) — alle Tage dieser Woche werden markiert |

Anderen Kalender wählen

python3 notion_to_calendar.py --monat 2026-04 --kalender "Privat"

→ Überschreibt einmalig den Kalendernamen aus config.json.

5. Was passiert bei mehrfacher Ausführung?

Das Skript ist idempotent:

• Termine, die unverändert sind, werden übersprungen (kein Update).
• Termine, die in Notion korrigiert wurden (z. B. T-Shirt-Größe geändert, Aufgabe ergänzt), werden aktualisiert — der bestehende Kalendertermin wird überschrieben, nicht gelöscht und neu angelegt. Outlook-Empfänger:innen sehen also dieselbe UID.
• Nachfolgetermine eines Tages, deren Startzeit sich durch eine Längenänderung verschoben hat, werden automatisch ebenfalls aktualisiert.

Du kannst das Skript also problemlos mehrfach pro Monat ausführen.

6. Termin nachträglich korrigieren

1. Ändere die Aufgabe in Notion (z. B. T-Shirt-Größe).
2. Stelle sicher, dass Status = Done und Completed on weiterhin gesetzt sind.

3. Skript erneut laufen lassen:

   python3 notion_to_calendar.py --monat 2026-04
   

4. Im Log siehst du GEÄNDERT: … für die betroffenen Termine.

7. Häufige Fehler & Lösungen

„Eigenschaft 'Project' nicht in der Notion-Datenbank gefunden."

Ursache: Die Projects-Datenbank ist nicht mit deiner Integration geteilt. Lösung: Schritt 3.3 wiederholen — Connections auch in der Projects-DB setzen.

„FEHLER: Ungültiger Notion-Token."

Ursache: Token in config.json falsch oder abgelaufen. Lösung: Token unter https://www.notion.so/my-integrations neu kopieren.

„FEHLER: Notion-Datenbank nicht gefunden."

Ursache: Datenbank-ID falsch oder Tasks-DB nicht mit der Integration geteilt. Lösung: ID kontrollieren, in der Tasks-DB Connections setzen.

„FEHLER: Kalender 'XYZ' nicht gefunden."

Ursache: calendar_name weicht vom tatsächlichen Namen in Apple Kalender ab. Lösung: Namen exakt übernehmen (Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen).

Apple Kalender fragt nach Berechtigung

Beim ersten Lauf erscheint ein macOS-Dialog: „Terminal möchte 'Calendar' steuern". → Erlauben. Lässt sich später unter Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Automation anpassen.

Im Kalender steht alles Mehrfach!

Symptom: Doppelte oder dreifache Termine an denselben Tagen. Ursache: Wahrscheinlich wurde sync_state.json gelöscht und das Skript neu gestartet. Lösung: Doppelte Termine in Apple Kalender manuell löschen. Ab jetzt sync_state.json nicht mehr anfassen.

„Seite '…' Last Edit fehlt – übersprungen"

Ursache: Die Notion-Page hat kein Datum in der konfigurierten last_edit-Property. Lösung: Datum eintragen oder Aufgabe als nicht erledigt belassen.

8. FAQ

Welche Notion-Properties brauche ich genau?

Pflicht in der Tasks-DB:

• ein Title-Feld (heißt typischerweise Name oder Task Name),
• ein Select-Feld für die T-Shirt-Größe (Werte XS / S / M / L / XL),
• ein Datums-, Last edited time-, Created time- oder Formula-Feld für Completed on,
• eine Relation auf die Projects-DB,
• ein Select- oder Status-Feld Status mit dem Wert Done.

Heißen sie bei dir anders? Dann passe sie in notion_property_names an.

Werden auch Aufgaben ohne Größe synchronisiert?

Nein. Ohne T-Shirt-Größe wird die Aufgabe übersprungen und im Log vermerkt.

**Werden Aufgaben aller Projekte synchronisiert?**

Nur die in projects aufgelisteten — alles andere wird übersprungen. Wenn du alle willst, lass projects leer ({}) oder lass den Block ganz weg.

Was passiert, wenn ich einen Termin manuell im Kalender lösche?

Beim nächsten Lauf merkt das Skript, dass die UID nicht mehr existiert, und legt den Termin neu an. Eine Warnung erscheint im Log.

Kann ich das Tool für mehrere Notion-Datenbanken nutzen?

Aktuell ein Skript = eine config.json = eine Tasks-DB. Für eine zweite DB einen separaten Ordner mit eigener config.json und eigener sync_state.json anlegen.

Wie lange dauert es, bis Outlook die Termine sieht?

Apple Kalender synchronisiert im Hintergrund mit Exchange. Üblich sind 1–5 Minuten. Bei größeren Änderungen kann es länger dauern.

Gibt es einen Zeitplan / Auto-Run?

Nein, der Sync ist bewusst manuell ausgelöst. So behältst du die Kontrolle, wann Termine entstehen.

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Viel Erfolg! Bei Auffälligkeiten lohnt sich immer ein Blick in notion_sync.log — dort steht, welche Pages aus welchem Grund übersprungen wurden.